Делопроизводитель

Тип и класс профессии

Профессия делопроизводитель относится к типу «Человек – Знак», поскольку связана с работой со знаковой информацией: текстами, цифрами, таблицами.

Класс профессии делопроизводитель - «исполнительский», т.к. она связана с исполнением решений, работой по заданному образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, следованием инструкциям.

Содержание деятельности

Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота в организации: подготовка документов, оформление, обработка и хранение.

В основные обязанности делопроизводителя входит:

• ведение деловой переписки, базы документов, архива документов;
• контроль за исполнением распорядительных документов;
• регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• сортировка документов, формирование дел;
• ведение картотеки прохождения документов и контроль за сроками их прохождения;
• работа с оргтехникой, мини АТС.

Требования к знаниям и умениям специалиста

Делопроизводитель должен знать:

• нормативно-правовые акты, инструкции, локальные акты по ведению документооборота в организации;
• виды, функции документов, правила их составления и оформления;
• порядок документирования информационно-справочных материалов;
• структуру организации, в которой ведется деятельность;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила и нормы охраны труда;
• правила делового этикета и делового общения.

Делопроизводитель должен уметь:

• принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию;
• направлять корреспонденцию в структурные подразделения организации;
• вести картотеку учета прохождения документальных материалов;
• осуществлять контроль за прохождением документов;
• составлять и оформлять служебные документы;
• формировать дела;
• систематизировать и обеспечивать сохранность архивных документов в организации;
• воспроизводить уже имеющиеся образцы, размножать, копировать;
• точно следовать инструкциям и работать по заданному алгоритму;
• оформлять документы в соответствии с существующими нормативами.

Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Профессия делопроизводителя подходит для людей с незначительным снижением слуха (возможно использование слухового аппарата) и нормальным развитием речи в связи с производственной необходимостью взаимодействия с другими сотрудниками в организации.

Делопроизводитель должен обладать следующими профессионально важными качествами:

• способность к длительной концентрации внимания;
• развитое вербальное (словесное) мышление и вербальная память;
• организованность, аккуратность;
• склонность к работе с информацией;
• способность анализировать и систематизировать большое количество информации;
• усидчивость, способность к длительному выполнению однообразной работы без снижения качества;
• тщательное выполнение формализованных требований.

Условия работы

Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:

а) в небольшом учреждении делопроизводитель выполняет функциональные обязанности в единственном числе;

б) в крупном учреждении работает в коллективе, обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и, в случае необходимости, взаимодействует с другими делопроизводителями.

Условия труда на рабочих местах специалистов с нарушениями слуха должны соответствовать Индивидуальной программе реабилитации инвалида, разрабатываемой медико-социальной экспертизой (при наличии инвалидности).

Конструкция всех элементов производственного оборудования и организация рабочего места должны соответствовать антропометрическим, физиологическим и психологическим особенностям и ограниченным возможностям работающих инвалидов.

Делопроизводитель работает, в основном, сидя за рабочим столом. В процессе своего труда он использует ручные, механические и электронные средства труда: персональный компьютер, офисную технику, канцелярские принадлежности и пр. Рабочее место делопроизводителя также должно быть оснащено современными многофункциональными устройствами: сканером, факсом, принтером, а также Интернетом и средствами связи.

При организации работы делопроизводителя с нарушениями слуха здания и помещения, где осуществляется деятельность, должны быть оборудованы информационными индикаторами противопожарной системы, а также визуальными ориентирами: различными освещаемыми указателями в виде символов и пиктограмм с использованием яркого цвета, контрастного по отношению к фоновой поверхности; контрастным цветовым обозначением входов. Текстовая информация должна быть максимально краткой. Ориентиры-указатели направления движения должны быть однотипными для всего объема здания и зданий одного комплекса.

Для специалистов, имеющих инвалидность, продолжительность ежедневной работы устанавливается в соответствии с медицинским заключением.

Медицинские противопоказания

Основное противопоказание к работе делопроизводителя для лиц с нарушениями слуха - это неспособность к данной трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением.

К медицинским противопоказаниям, препятствующим работе делопроизводителем, относятся:

• полная потеря слуха - слух полностью отсутствует или имеется остаточный слух, на базе которого невозможно самостоятельное формирование речи;
• значительное снижение слуха с тяжелым недоразвитием речи;
• травматические повреждения головного мозга;
• тяжелые заболевания опорно-двигательной системы с поражением функций верхних конечностей, с деформацией рук;
• стойкие нарушения речи и артикуляционного аппарата;
• психические и нервные заболевания (тяжелая и среднетяжелая форма полиомиелита);
• нарушение координации движений кистей и пальцев рук, тремор рук;
• психические расстройства и расстройства поведения (со средними и тяжелыми стойкими или часто обостряющимися болезненными проявлениями);
• умственная отсталость;
• эпилепсия;
• серьезные нарушения зрения.

Пути получения профессии

Существует несколько способов получения профессиональной подготовки в области делопроизводства.

Минимальный уровень необходимой профессиональной подготовки – начальное профессиональное образование. Делопроизводитель также может иметь профессиональную подготовку в объеме среднего профессионального образования или высшего профессионального образования.

Области применения профессиональных знаний

 Делопроизводители востребованы:

• в образовательных учреждениях;
• в медицинских учреждениях;
• в учреждениях культуры;
• в государственных и негосударственных организациях, ведущих документооборот;
• на промышленных предприятиях;
• в архивах;
• в справочных службах и др.

Перспективы карьерного роста

Перспективы карьерного роста делопроизводителя зависят от профессиональных планов, квалификационного уровня и личных качеств специалиста.

Квалифицированный делопроизводитель может выбрать профессиональную (горизонтальную) карьеру и совершенствоваться в сфере делопроизводства. Еще один вариант развития карьеры – освоение смежных специальностей, таких как кадровое делопроизводство, библиотечное и архивное дело и пр.

При стремлении к управленческой  карьере делопроизводитель может занять должность руководителя канцелярии, общего отдела, стать руководителем отдела управления делами компании и пр.

 



Кем Вы работаете?